2.Formål

Personopplysninger brukes for kunde- og kursadministrasjon, fakturering og markedsføring, og for at OComp skal kunne levere de produktene og tjenestene kundene har bestilt, så fremt og i den grad vi har behandlingsgrunnlag. For at dine sertifikater og din kompetanse skal være oppdatert, vil vi bruke dine personopplysninger til å minne deg på at du må fornye dine tidligere kurs eller delta på andre om regelverket endrer seg. Du vil kunne reservere deg mot denne servicetjenesten ved å henvende deg til OComp kundesenter.

Personopplysninger innsamlet fra kontaktskjema brukes for å behandle deg som kunde, samarbeidspartner, eller interessent. Vi trenger disse opplysningene for å holde kontakt, identifisere ditt behov, og for å kunne sette opp møter og eventuelle tilbud.

Vi bruker din e-post for utsendelse av e-post og nyhetsbrev til våre kunder og vi bruker tjenesten HubSpot til dette, og her kan vi se om du har åpnet mailen og klikket på lenker. Dette er nyttig for å finne ut hvilket innhold som er interessant for våre følgere. I alle våre nyhetsbrev legger vi ved lenke for avmedling. HubSpot lagrer i tillegg cookies i din nettleser som identifiserer deg for å knytte informasjon om dine aktiviteter på vår hjemmeside til din profil.

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke til å motta epost. Det gjør du ved å klikke på “Avslutt abonnement” i bunnen av en epost du har mottatt fra OComp. Samtykke til sporing ved hjelp av cookies på vårt nettsted gis gjennom cookie-informasjonen som vises ved ditt første besøk, og det kan endres på vår side om informasjonskapsler (cookies).

I tillegg bruker vi informasjon om hvordan besøkende navigerer på nettsidene våre for å måle interessen for de ulike kurs og produktområdene, og generelt forbedre nettsidene.

3.Behandlingsgrunnlag

OComp behandler personopplysninger basert på i hovedsak følgende rettslige grunnlag:

• Avtale: Vi behandler kontaktopplysninger, faktureringsinformasjon og andre opplysninger som er nødvendig for å inngå og oppfylle avtale med kursdeltakere som inngår avtale med oss direkte. For kursdeltakere som har inngått avtale om å opprette Min Bruker-profil, behandler vi kurshistorikk for å oppfylle våre forpliktelser overfor kursdeltakere i henhold til brukervilkårene.
• Berettigede interesser: Vi behandler kontaktopplysninger om kontaktpersoner hos våre kunder (arbeidsgivere), fordi det er nødvendig for formål knyttet til OComps berettigede interesser, som er å etablere og administrere kundeforhold. Herunder behandler vi kursdeltakeres e-postadresse for å kunne tilby tilgang til e-læringsportalen vår. Vi kan også komme til å sende nyhetsbrev eller markedsføringshenvendelser til kontaktpersoner hos våre kunder og til kursdeltakere som bruker Min Bruker-profil, om for eksempel nye kurs eller behovet for å fornye tidligere gjennomførte kurs. Grunnlaget for dette er vår berettigede interesse i å følge opp eksisterende kundeforhold. Vi lagrer også kurshistorikk, kursbevis og kontaktinformasjon (navn, fødselsdato og mobiltelefonnummer) fordi det er nødvendig for formål knyttet til berettigede interesser i å utstede nye kursbevis (i tilfelle tap), verifisere kursopplysninger ved behov (og verifisere kursdeltakers identitet) og vurdere eventuelle kvalifikasjonskrav for å ta kurs (f.eks. i tilfeller der det er et krav for å ta et kurs at du har bestått andre kurs).
• Samtykke: Dersom kurset stiller krav om god fysisk helse og egenerklæring for helse, vil vi behandle disse helseopplysningene basert på kursdeltakerens samtykke.
• Rettslig forpliktelse: Vi behandler personopplysninger for å oppfylle våre lovpålagte plikter. For eksempel lagrer vi oppbevaringspliktig regnskapsmateriale i fem år etter regnskapsårets slutt fordi vi har en plikt til det etter bokføringsloven.

4.Type personopplysninger

OComp AS samler følgende personopplysninger om kundene våre: Personalia (navn, firma, stilling, fødselsdato), kontaktinformasjon (adresse, mobil/telefonnummer og epostadresse), egenerklæringer om helse for kurs som krever god fysisk helse, informasjon om kjøp og betaling av kurs, status på påmeldt kurs, kurshistorikk (kursbevis) og kommunikasjon med kunden.

5.Hvor OComp samler data fra

OComp AS samler informasjon om våre brukere gjennom våre nettsider – påmelding til kurs for privatpersoner, vårt bookingsystem (via direkte tilgang eller gjennom integrasjon med kundens personalsystem), våre kursarrangement eller direkte gjennom kontakt med kunde og/eller kursdeltaker. Ifb. kundeundersøkelser, som i hovedsak gjennomføres pseudonymisert, kan personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, stilling samles inn, dersom dette frivillig oppgis. Informasjonen brukes deretter til analyseformål og for å gi eventuelle tilbud.

6.Bruk av Internett

Bruk av Internett og IP-adresser

Internettbrukere etterlater seg elektroniske spor som viser hvilke sider de har besøkt. På OComps nettsider logger serveren automatisk besøkendes IP-adresser. En IP- adresse er et unikt nummer som automatisk tildeles enheten fra nettleverandøren når man bruker Internett.

Cookies og webanalyse

For å lage et brukervennlig nettsted, ser vi på bruksmønsteret til de som bruker våre nettsider vha. analyseverktøyet Google Analytics.

Google Analytics bruker cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin), som registrerer brukernes IP-adresse og informasjon om brukers bevegelser på nett. Vi ser bl.a. på hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Informasjonen som samles inn gjennom Google Analytics er underlagt Googles retningslinjer for personvern.

Det brukes også cookies i Bookingsystemet for å holde på innlogget sesjon.

Nettbrukere kan stille inn sine nettleserpreferanser til å avvise alle cookies, men dette kan forsinke eller stoppe tilgang til deler av nettsidene. For mer informasjon om hvordan dette gjøres, se her.

Sikker dataoverføring

Trafikk på nettsiden krypteres vha. SSL (Secure Socket Layer), slik at personopplysninger sikres ved kursbooking og betaling.

7.Utveksling av informasjon med tredjeparter

OComp er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger og at de personopplysninger vi behandler, ikke misbrukes eller kommer på avveie.

Vi vil kunne dele nødvendige personopplysninger med våre godkjente kurssentre som arbeider som underleverandører for oss eller som vi formidler kurs til. Når vi gjør dette, gjennom egen avtale forsikrer vi oss om at dine personopplysninger ikke blir brukt til annet formål enn å levere den tjenesten som er avtalt med oss. Vi selger ikke, og kommer ikke til å selge dataene dine til tredjeparter. Personopplysningene dine er lagret på servere innenfor EU/EØS.

OComp bruker en rekke tredjepartsleverandører for å utføre tjenester som kursgjennomføring, nettsideadministrasjon og hosting, netthandel, kredittkortbehandling og e-postkommunikasjon.

Vi kan dele ditt kursbevis med offentlige myndigheter ved behov. Dette gjelder særlig Sjøfartsdirektoratet, Petroleumstilsynet, Arbeidstilsynet og Kystverket. I tillegg kan det oppstå behov for å dele dine personopplysninger med offentlige myndigheter ved havnestatskontroller eller andre kontroller av maritime fartøy og mannskap. I så fall deler vi ikke dine opplysninger med den offentlige myndigheten direkte, men med rederiet eller arbeidsgiveren du er ansatt hos. Vår deling av personopplysninger baserer seg på at vi har en berettiget interesse i å utlevere slik informasjon når kursdeltakeren ber om det, eller at vi har en rettslig forpliktelse til å utlevere slik informasjon til offentlige myndigheter. Vi deler kun personopplysninger som er nødvendig.

8.Beskyttelse av data

Vi er opptatt av å beskytte dine personopplysninger. Vi har implementert nødvendige fysiske, tekniske og administrative tiltak for å sikre og ivareta dine personopplysninger.

9. Oppbevaring av data

Personopplysninger blir slettet når det ikke lenger er nødvendig for formålet de ble samlet innenfor eller behandlet for. For at OComp skal kunne hjelpe kursdeltakere å holde oversikt over kurshistorikk, verifisere kursdeltakelse og utstede nye kursbevis, lagrer vi kontaktinformasjon (navn, fødselsdato og mobiltelefonnummer) og kursbevis som omtalt nedenfor.

Oppbevaringstiden for personopplysninger relatert til kurs avhenger av følgende:

• For kursdeltakere som benytter MyComp-portalen, lagres personopplysningene inntil kursdeltakeren selv sletter konto for portalen.
• For kursdeltakere som ikke benytter MyComp-portalen lagres kursdeltakeres personopplysninger så lenge det er nødvendig tid slik at OComp kan utstede nye kursbevis i tilfelle tap, verifisere kursopplysninger ved behov og bistå kursdeltakeren med å vurdere eventuelle kvalifikasjonskrav for å ta kurs.

 

Merk at kursdeltakere når som helst kan be oss om å slette opplysninger om kursdeltakelse, herunder kursbevis.

Som nevnt ovenfor lagrer vi oppbevaringspliktig regnskapsmateriale i fem år etter regnskapsårets slutt fordi vi har en plikt til det etter bokføringsloven.

10.Endringer i personvernerklæringen

OComp kan endre eller oppdatere denne erklæringen når det er nødvendig for å gjenspeile tilbakemeldinger fra kunder og endringer i våre produkter og tjenester. Vi ber deg derfor om å lese den med jevne mellomrom (se datoen under «Sist oppdatert» øverst i erklæringen).

11. Kontaktinformasjon

Dersom du har spørsmål knyttet til hvordan OComp behandler personopplysninger, kan du ta kontakt med vårt kundesenter.

 

Besøksadresse: Gravdalsveien 262, 5165 Laksevåg

Telefonnummer: +47 95 02 26 22

Epost: booking@ocomp.co

Organisasjonsnummer: 984 058 330